Angst voor cijfers slaat nergens op

Bij bijna alle medezeggenschapsraden staat in het najaar instemming met de begroting van school op de agenda. Iedereen weet dat het komt, toch is er vaak (te) weinig tijd om hier goed naar te kijken, merkt Arnold van Horssen, financieel trainer van de afdeling scholing van de AOb.

Veel mr-leden zien de behandeling van debegroting met enige vrees tegemoet, weet VanHorssen. "Vaak krijgen ze de informatie pas innovember of december en is het een enormecijferbrij. Onbegrijpelijke Excel-sheets, veeltabbladen en lange tabellen met getallen. Hetwordt vaak zo gepresenteerd dat je er eigenlijkniks zinnigs over kunt zeggen. Dus legt de mr decijfers dan uiteindelijk maar naast de begrotingvan vorig jaar en vraagt naar het waarom van deverschillen."

Eigenlijk zou het bekijken van de jaarlijkse cijfersmaar weinig tijd moeten kosten, zegt VanHorssen. "Want die begroting is het laatstedeel van de besluitvorming. Het gaat natuurlijkom het schoolplan. Wat wil je als school op delangere duur? Welke keuzes maak je: meer ict,andere leermethodes, meer personeel, zonnecellenop het dak? Dat heeft financiële consequentiesop de langere termijn. Als het goed is,krijgt dat handen en voeten in meerjarig financieelbeleid, in een meerjarenbegroting. In debegroting van één jaar zit niet veel speling, maarop langere termijn kun je als school wel keuzesmaken."

Toelichting
Als het goed is bestaat een jaarbegroting uittwee delen: de cijfers en een schriftelijke toelichtingdaarop. Van Horssen: "Die toelichting ontbreektvaak. Als mr moet je zo'n tekstdeel eigenlijkeisen, vind ik. Daar zit de informatie die jehebben wilt: welke keuzes worden er gemaakt.Het gaat om beleid, euro's zijn volgend. Mindergeld voor personeel? Waarom dan? Want als hetin de begroting vast ligt, kun je het later bij hetformatieplan niet zomaar aan gaan passen. Dusje moet goed snappen welke keuzes er wordengemaakt in de begroting en daar ook achterkunnen staan. Bezuinigen op alle afdelingenbehalve op bestuur en management? Leg maaruit. Hoezo wordt er te veel geld uitgegeven aanoop'ers, klopt dat wel?"

Iedere medezeggenschapsraad moet natuurlijkweten hoeveel geld er beschikbaar is. In veelgevallen geeft het bevoegd gezag elk jaar debekostigingsbrief van het ministerie aan de mr,of is er een financiële presentatie waarin degrote lijnen duidelijk worden. Zo niet: iedereenkan de bekostigingsbrief ook zelf opzoeken,op www.cfi.nl. De verdeling is overal ongeveergelijk: zo'n 80-85% van de inkomsten isbedoeld voor personeel, rond de 15% heeft debestemming materiële kosten zoals onderhouden lesmateriaal. Veel vrije speelruimte bestaater dus niet. Maar over meer jaren gespreid vallener wel keuzes te maken met het oog opverwachte ontwikkelingen: wil de school sparenomdat er een grote investering en extra kostenaankomen, wordt er een enorme leerlingengroeiverwacht die voor extra inkomsten zorgt, gaan er veel docenten met pensioen binnen de komende jaren zodat tijdelijk een beetje interen geen kwaad kan?

Controleren
Vergeet niet dat je als mr adviesrecht hebt opde financiële hoofdlijnen van het beleid, zegtde AOb-trainer. De vraag hoe veel geld je kuntuitgeven is cruciaal. Als het goed is, wordtdie vraag al beantwoord in een meerjarenbegroting,op basis van een degelijke financiëlerisico-analyse. Vraag daarnaar, praat erover mee,zorg dat je voor de zomer de achterliggendefinanciële beleidsstukken als mr op tafel hebtliggen. Dan hoef je bij de behandeling van dejaarbegroting alleen de cijfers te controleren.Kijk of de opgevoerde bedragen (bijvoorbeeldpersoneelskosten) realistisch zijn aan de handvan de laatste jaarrekening: "Als daar € 180.000op staat voor personeelskosten en in de nieuwebegroting € 200.000, dan roept dat vragen op.Staan daar meer personeelskosten dan er feitelijkzijn, zodat de totale begroting een tekortlijkt te vertonen? En wat gebeurt er dan methet geld dat over is? Leg de jaarrekening en hetmeerjarige beleidsplan ernaast, dan kun je dingenchecken."

Verbetering
Wat te doen als het bestuur echt met een onbegrijpelijkeen slechte begroting aan komt op hetlaatste moment? Van Horssen: "Als je als mr echteen rotjaar achter de rug hebt met het bevoegdgezag, kun je er natuurlijk een casus belli vanmaken. Maar eigenlijk moet je zo'n oorlogsverklaringniet willen. Je moet samen voor verbeteringgaan."

Angst voor de cijfers slaat nergens op, vindt VanHorssen. "Mr-leden moeten daar mee ophouden,zeggen dat ze 'niks met de cijfers hebben'.Je moet als medezeggenschapsraad zelfbewustzijn. Die cijfers zijn een uitwerking van het beleid,en daar ga je wél over. Je bent als mr eigenlijk eenbetrokken en relatief goedkope denktank voor deschool. Besturen moeten die kwaliteiten gebruikenen informatie op een dusdanig moment verstrekkendat er nog wat te kiezen valt."Elke mr met een abonnement op het mrservicepakketkan gratis gebruik maken van definanciële expertise die de AOb in huis heeft,benadrukt Van Horssen. "Wij kunnen kijken ofde begroting logisch in elkaar zit, wijzen oponduidelijkheden en vragen stellen. Tegen extrabetaling is een uitgebreide financiële check-upop maat mogelijk. Dan neemt onze financiëlecoach álles helemaal door, dat biedt vaak veelinzicht en helderheid en levert op de lange termijnzelfs vaak geld op."

Professionaliteit
De financiële trainer heeft de indruk dat in hetvoortgezet onderwijs de professionaliteit ophet gebied van boekhouding en controllingde laatste jaren vooruit gaat, maar vaak nogonvoldoende is. "In het primair onderwijs looptmen vaak nog verder achter de feiten aan. Veelmedezeggenschapsraden met een servicepakketkloppen bij ons aan als de begroting voor ze ligt.Dat kan, daar zijn we voor. Maar het kan eerder.En we kunnen laten zien dat het helemaal nietzo moeilijk hoeft te zijn."

Verschenen in infomr 3/2013

Sleutelwoorden

Deel dit artikel:

Gerelateerde artikelen

Cookie wetgeving

Online cookiepolicy
De Nederlandse Telecomwet schrijft sinds 5 juni 2012 voor dat de gebruiker van websites op de hoogte moet zijn van het plaatsen en uitlezen van cookies. Een cookie is een bestandje met een tekenreeks dat bij uw bezoek aan een website naar uw computer wordt gestuurd en waarmee uw computer bij een volgend bezoek wordt herkend.

Welke cookies gebruikt de AOb?
1. Google Analytics
De website www.aob.nl plaatst cookies die voortkomen uit het Google Analytics script dat op de website wordt ingeladen. Google Analytics is een hulpprogramma voor webstatistieken waarmee website-eigenaren inzicht kunnen krijgen in de manier waarop bezoekers omgaan met hun website. Door middel van Google Analytics proberen wij uw website bezoek zo gebruiksvriendelijk mogelijk te houden.

Meer informatie over cookies?
Op de volgende websites kunt u meer informatie over cookies vinden:
Consumentenbond: Wat zijn cookies?
Consumentenbond: Waarvoor dienen cookies?
Consumentenbond: Cookies verwijderen
Consumentenbond: Cookies uitschakelen
Deze site maakt gebruik van cookiesMeer informatieAccepteren