ProCon: Tekorten? Bijstellen die koers

Rode cijfers waren jarenlang heel gewoon bij de stichting ProCon, die vijf basisscholen beheert in Epe en Vaassen. Totdat de gmr zich ermee bemoeide en al het cijfermateriaal op een rij zette. Al snel kwamen bestuur, staf en gmr in actie om het lek boven water te krijgen. "Meten is weten", zegt gmr-lid Martin Spiering.

Met ongeveer duizend leerlingen vijf basisscholen in stand houden en dan jaar na jaar verlies draaien, dat kan niet goed zijn. Gmr-lid en leerkracht Martin Spiering: "Je zag dat we als stichting niet gezond draaiden, maar het leek moeilijk om dat bij te sturen."

De gmr besloot zoveel mogelijk beschikbare getallen boven water te krijgen en te zoeken naar mogelijke oorzaken van de tekorten. "Meten is weten", herhaalt hij een paar keer tijdens het gesprek. Wáár gaat het geld naar toe, hoe zit het met de leerlingprognoses, zitten er pensioneringen aan te komen? Spiering: "Een van de ouders in de gmr is accountant. Het eerste dat hij adviseerde is: ga met meerjarenplanningen werken."

Het bestuur van ProCon zag niet direct veel heil in de actieve bemoeienis van de gmr, zegt Spiering eerlijk. "Zij gingen ervan uit dat 'Den Haag' eigenlijk alles bepaalt en dat er niet zoveel knoppen waren waar je als bestuur nog aan kunt draaien." Maar dat is niet zo, ontdekte de gmr. Door goed te analyseren waar het geld aan wordt uitgegeven en welke keuzes er zijn gemaakt, kun je als bestuur wel degelijk flink bijsturen.

Het gmr-onderzoek naar de cijfers van ProCon maakte al snel duidelijk dat er (gelukkig) geen sprake was van financieel wanbeleid of een enorm fiasco, zegt Spiering. "Het had met onwetendheid te maken, een bepaalde onkunde. Er was niet echt één oorzaak aan te wijzen voor de tekorten. Het geld lekte ongemerkt een beetje weg. Het was van alles een beetje. Als er extra handen in de klas nodig waren, dan kwamen die onmiddellijk. Achteraf werd bekeken of dat eigenlijk wel kon."

Op de rem

De meerjarenplanningen bleken goed inzicht te bieden in de ontwikkelingen op de vijf scholen. Soms leidde dat tot andere keuzes dan voorheen. Spiering: "De financiering is nu eenmaal niet eindeloos. Als je inzicht hebt in wat eraan zit te komen, dan kun je daarop anticiperen. Af en toe de rem erop zetten. Als je ziet aankomen dat de leerlingenaantallen dalen, dan moet je bij natuurlijke afvloeiing toch serieus kijken of er iets te combineren valt en of je een functie wel weer direct invult. Het gaat om zorgvuldig begroten en daarnaar leven. Maar het mag natuurlijk nooit ten koste gaan van de kwaliteit van het onderwijs. Die blijft altijd voorop staan."

Natuurlijk was er aanvankelijk wel enige scepsis bij het bestuur over de bemoeienis van de gmr, herinnert hij zich. "Maar er was ook begrip. Als gmr hoort het bij onze taak en er was over en weer begrip voor elkaars positie." Dat de nieuwe koers binnen een paar jaar tot zwarte cijfers leidde, was daarbij natuurlijk van grootbelang. Spiering: "We hebben het lek boven weten te krijgen." Dat is zeker niet alleen de verdienste van de gmr, nuanceert hij direct. "We hebben goede financiële mensen op het stafbureau binnen de stichting. En een goed administratiekantoor. Bovendien is het positief dat bestuurder en staf zich, door de toegenomen focus op cijfers, verder zijn gaan scholen op financieel gebied."

Benchmark

Toen de rode cijfers eenmaal waren verdwenen, ontstond het idee dat er misschien wel meer mogelijk was. In het bedrijfsleven is 'benchmarken' heel normaal. De eigen resultaten vergelijken met die van concurrenten en/of collega's kan soms verhelderend werken, weet Martin Spiering, die ooit als zij-instromer het onderwijs in kwam. In het onderwijs wordt al snel geroepen dat het onmogelijk is om verschillende scholen met elkaar te vergelijken. Toch kun je uit de beschikbare cijfers een hoop halen, vindt Spiering. "Ik vind het leuk om ermee aan de slag te gaan. Ik zou bij wijze van spreken m'n boodschappenlijstje nog het liefst in Excel maken."
Hij begon met de voor iedereen beschikbare cijfers van openbare sites als hoerijkismijnschoolbestuur (AOb) en de functiemixsite (ministerie van OCW). "Dat zijn allemaal openbare gegevens die je kunt combineren en waar dan getallen uitkomen: de leraar-leerlingratio, het aantal management-fte's per school, de baten, de gemiddelde loonsom. Ik heb een stuk of zes schoolbesturen uit de regio genomen en onszelf daarmee vergeleken."
De resultaten waren verrassend en geruststellend: "Het cijfermateriaal gaf meteen de bevestiging dat wij het lek boven water hadden en dat het elders soms heel wat moeilijker ging."
Binnen de gmr hadden inmiddels meer leden de smaak te pakken. Bij een nauwkeurige blik op de cijfers kwam er een interessant punt naar voren: "Ons viel wel op dat het aantal management-fte's bij onze stichting relatief hoog was. Meer dan 1 per school. Bij andere stichtingen was dat opvallend lager: 0,9 of 0,7 per school."

Kritisch

In het jaarlijks overleg van de gmr met de raad van toezicht kwam die uitkomst ter sprake. De toezichthouders spitsten de oren: zij hadden wel belangstelling voor deze gegevens. "Dus we hebben hen onze 'benchmark' gestuurd, met een kopie naar onze bestuurder." Dit leidde ertoe dat ProCon anders naar de eigen keuzes ging kijken, merkte Spiering. "Deze cijfers maken duidelijk dat we sommige dingen anders doen dan andere scholen. Het geeft inzicht. Dan kun je kritisch gaan kijken: er komt een vacature aan voor een directeur, gaan we die meteen opvullen of valt er intern wat te schuiven? Vroeger was de reflex onmiddellijk geweest: vacature opvullen. Nu gaan we het eens anders proberen."
Hij wil de rol van de gmr in dit cijferproces niet al te zeer benadrukken, zegt Spiering: "Misschien was het zonder onze bemoeienis allemaal ook wel gebeurd. Maar dit 'gluren bij de buren' heeft wel tot discussies geleid. Wij hebben alleen de cijfers aangeleverd. Hoe je daar vervolgens mee omgaat, dat is een zaak van het management, daar treden wij als gmr niet in." Het beleid is echter duidelijk genoeg. ProCon werkt eraan om het aantal management-fte's terug te brengen.

Inzicht

Het uitzoeken en vergelijken van alle gegevens van de scholen was een flinke klus. Vervelend en taai? Nee, hij heeft er gewoon lol in om dit te doen, zegt Spiering. "De confrontatie met de cijfers leidt tot inzicht en duidelijkheid en uiteindelijk is dat allemaal in het belang van de leerlingen." Bovendien: inmiddels heeft hij van acht besturen (inclusief ProCon) alle gegevens van 2006 tot en met 2013 keurig op een spreadsheet bij elkaar. "Vanaf nu hoef ik het alleen nog maar jaarlijks te actualiseren, dat is een fluitje van een cent."

Martin Spiering wil andere (g)mr-leden graag vertellen hoe hij te werk is gegaan. Wie meer wil weten kan mailen met infopuntmr@aob.nl, de redactie stuurt de reacties naar Spiering door.


Verschenen in infomr 3/2014

Categorie

Deel dit artikel:

Gerelateerde artikelen

Cookie wetgeving

Online cookiepolicy
De Nederlandse Telecomwet schrijft sinds 5 juni 2012 voor dat de gebruiker van websites op de hoogte moet zijn van het plaatsen en uitlezen van cookies. Een cookie is een bestandje met een tekenreeks dat bij uw bezoek aan een website naar uw computer wordt gestuurd en waarmee uw computer bij een volgend bezoek wordt herkend.

Welke cookies gebruikt de AOb?
1. Google Analytics
De website www.aob.nl plaatst cookies die voortkomen uit het Google Analytics script dat op de website wordt ingeladen. Google Analytics is een hulpprogramma voor webstatistieken waarmee website-eigenaren inzicht kunnen krijgen in de manier waarop bezoekers omgaan met hun website. Door middel van Google Analytics proberen wij uw website bezoek zo gebruiksvriendelijk mogelijk te houden.

Meer informatie over cookies?
Op de volgende websites kunt u meer informatie over cookies vinden:
Consumentenbond: Wat zijn cookies?
Consumentenbond: Waarvoor dienen cookies?
Consumentenbond: Cookies verwijderen
Consumentenbond: Cookies uitschakelen
Deze site maakt gebruik van cookiesMeer informatieAccepteren